Uitdagingen tackelen met software voor de installatiebranche

Bedrijven actief in de installatie- en onderhoudsbranche kunnen onderling erg verschillend zijn, toch kennen ze vaak dezelfde uitdagingen. Zoals: hoe de efficiëntie van installatieprojecten waarborgen? Hoe informatie delen met de buitendienstmedewerkers? Wat met (deel)facturatie en het papierwerk dat door alle betrokken partijen moet worden ontvangen en ondertekend? De weg naar een gestroomlijnd installatiebedrijf loopt via gespecialiseerde software, zoals field service management. 

Het managen van personeelstekorten, het coördineren van ingewikkelde logistieke processen en het aanpassen aan voortdurend evoluerende regelgeving – de druk op installatiesector is niet min. Die druk van de ketel halen en tegelijkertijd innovatief blijven, dat is in ’t kort waarbij field service management software kan helpen. 

De functionaliteiten zijn gericht op het optimaliseren van processen en informatie die nodig zijn voor het aansturen van technici of medewerkers die buiten het kantoor of de fabriek opereren. Het voornaamste doel? Zorgen dat medewerkers in het veld hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren, terwijl binnen de bedrijfsmuren tegelijkertijd realtime inzicht wordt gecreëerd in de planning, voortgang en status van de werkzaamheden van het buitendienstteam. 

Met de software automatiseer je taken, zoals het opstellen en onderhouden van planningen en werkschema’s. Of het vooraf verstrekken van gedetailleerde informatie aan servicemonteurs, zoals de servicegeschiedenis van een apparaat, zodat ze ter plaatse direct gericht aan het werk kunnen gaan zonder eerst uitgebreide vragen aan de klant te moeten stellen. Verder is ook tweerichtingscommunicatie met medewerkers op locatie gegarandeerd. Denk aan het verzenden van digitale werkbonnen of het updaten van de status ten bate van een snellere en correcte facturatie, maar evengoed aan het verstrekken van actuele voorraadinformatie aan vertegenwoordigers die onderweg zijn voor klantbezoeken.   

Bedrijfsvoering en klanttevredenheid boosten

Feit is dat gespecialiseerde software in de installatiebranche kansen creëert voor groei en verbetering. Van verhoogde productiviteit wegens minder handmatige handelingen, inzichtelijkere processen en bijsturing op basis van concrete data tot een verbeterde werkervaring met altijd en overal toegang tot benodigde informatie. Na een lange werkdag niet meer op kantoor moeten verschijnen met stapels papier, ook dat helpt. In the end kan iedere collega zich meer focussen op de kerntaken: de klant zo goed mogelijk helpen.

Field service management software biedt deze meerwaarde:

• efficiënter inzetten van personeel: dankzij een slimme planningsmodule kan je de routes voor monteurs optimaliseren, waardoor ze meerdere opdrachten in dezelfde regio op één dag kunnen afhandelen, met minimale onnodige reistijd;
• optimaal klantencontact via een klantportaal: zodat de klant altijd op de hoogte is van de status;
• rapportage om in orde te zijn met de wet­geving: uitgebreide rapporten voor audits en inspecties, die ook de kwaliteit en veiligheid van het uitgevoerde werk ten goede komen;
• digitale werkbonnenapp: met service­geschie­denis, documenten, richtlijnen, planning, klant­informatie en meer. Discussies over werkuren en materialen behoren tot het verleden, aangezien de digitale werkbon direct wordt afgetekend, wat resulteert in een nauw­keurige registratie.

The next step: IoT

Wie al met gespecialiseerde software werkt, heeft een streepje voor. De volgende stap voor klantgedreven installatiebedrijven is de integratie van Internet­ of ­Things of IoT. Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast in het kader van preventief onderhoud van apparatuur wanneer de omgevingstemperatuur daalt. Of het snel lokaliseren van een auto of heftruck op een uitgestrekt industrieterrein. Een andere toepassing is conditionbased maintenance, waarbij het onderhoud niet wordt uitgevoerd op het moment dat een toestel defect geraakt, maar wanneer de algehele prestatie van het apparaat afneemt. 

Via software kunnen klanten ook zelf afspraken inplannen voor regulier onderhoud. Een volgende evolutie: de timing van onderhoud laten afhangen van de conditie van een toestel, waarbij geavanceerde sensoren verschillende parameters meten zoals temperatuur, luchtvochtigheid, trilling, druk enzovoort. Intelligente algoritmes kunnen op basis van deze condities bepalen en voorspellen wanneer een apparaat in prestaties zal verslechteren. Om maar te zeggen: IoT kan helpen om te transformeren naar het installatie- en servicebedrijf van de toekomst.